契約書類を、物件・契約ごとに探せる共有フォルダへ

取り組んでいる現場

有限会社ひまわりネットワークの賃貸管理業務で行っている、自社の情報共有の見直しです。2026年9月時点の運用を紹介します。

入居申込書、契約書、更新契約、敷金精算書など、不動産の仕事では一つの契約に複数の書類が発生します。保存先や名前が人によって違うと、必要な書類を探すたびに担当者へ聞くことになります。

そこで、Microsoft 365のSharePointを共有の保存先にし、「どこへ、どの名前で保存するか」までそろえています。

何を変えたか

1. 物件・契約ごとに保存先をそろえる

完成した賃貸契約書類は、SharePointの契約管理用フォルダにまとめます。フォルダの階層や採番を決め、物件と契約から書類をたどれるようにしています。

2. 書類の種類が分かる名前を付ける

契約書、申込書、更新書類、敷金精算書などを、決めた命名規則で保存します。電子契約では締結済みのPDFと締結証明書をそろえ、どの書類が完成版か分かる形で保管します。

3. 現行版と旧版を分ける

改訂した書類は現行版を見つけやすい場所に置き、旧版は保管用フォルダへ移します。以前の内容を確認するための履歴を残しつつ、普段使う書類を選びやすくする運用です。

保存した後にも確認する

共有フォルダに入れただけで完了にせず、保存先・ファイル名・書類の内容を確認します。同期の遅れや、ほかの担当者が編集中のファイルとの競合にも注意が必要です。

この取り組みで変えていること

「誰が保存したか」を手がかりに探す状態から、「どの物件・契約の、何の書類か」でたどれる状態へ整理しています。

クラウドを導入することに加え、日々書類を作る担当者が迷わず保存できるルールを整えることが、この取り組みの中心です。